[課題] 不動産業界でファイルサーバはもう限界「Box」を活用したセキュアなデータ保管・共有のヒント

デジタル機器の普及やテクノロジーの進歩によって、不動産業のあり方が変化しています。インターネットでの情報収集が当たり前となり、物件紹介では、写真や動画といったビジュアル面が重視されるようになっています。従来の商習慣をテクノロジーで変革する「不動産テック」が注目されたり、賃貸業務で「IT重説(ITを活用した重要事項説明)」が解禁されたりと、さまざまな面でITの活用が求められているのです。

一方、現場では、デジタルデータの保管や受け渡しに課題が発生しています。例えば、「重い画像データでサーバ容量が不足」「USBメモリを使用してファイルを受け渡し」などは、多くの企業で経験があるのではないでしょうか。

ここでは、IT活用が進む不動産業界で、セキュリティの懸念をなくしつつ、データの保管やファイル共有を手軽に行うヒントをご紹介します。

IT活用に期待が高まる不動産業界。ファイルサーバには多くの課題

不動産業界では、売買仲介や賃貸業務のスピード化、法改正への対応、「働き方改革」の実現など、ITによるサービス向上や効率化が期待されると同時に、災害対策や内部不正の防止、監査対応といった観点から、データの確実な保全も求められています。

こうした中、自社で構築したファイルサーバに業務データを保管している企業ではどのような課題があるのか整理しておきましょう。

課題(1) 増え続けるデータがサーバ容量を圧迫

写真や動画をスマートフォンで手軽に撮影できるようになり、契約書やカタログなどもデジタル化して保存されることが多くなりました。保管するべきデータは年々大きくなり、サーバ容量の不足に悩む企業が増えています。「新しいデータを保存するために、まずは別のデータを削除する」などの余計な手間が発生して効率が悪いうえ、確実な保全が困難です。データ量の増加に伴い、ファイルサーバの拡張コストや保守コスト、IT部門の負荷も増大します。

課題(2) メール添付でのファイル共有の手間やリスク

お客様に契約書の確認を依頼したり、リフォーム業者や不動産オーナーに物件の現地写真を共有したりする際に、メールにファイルを添付している企業も多いでしょう。誤送信を完全になくすことは難しく、情報漏えいの懸念があります。また、送信できるデータサイズには限界があるため、撮影した画像の中から数枚を選び出したり、サイズを縮小したりする必要があり、その都度、手間がかかってしまいます。

課題(3) USBメモリの使用によるセキュリティリスク

動画など、メールで送信できない大容量データを共有するためにUSBメモリを利用するケースも見られます。USBメモリからマルウェアに感染することがあり、紛失や盗難が情報漏えいにつながるため、セキュリティリスクが高い行為です。しかし、USBメモリの使用が禁止されている企業でも、代替となるファイル共有手段がない場合には、上長に隠れて現場の判断で利用していることもあります。ガバナンスが効かない「シャドーIT」が問題になっています。

課題(4) 場所に縛られた業務運用で効率悪化

お客様に物件を案内している最中に、他物件の情報やカタログなどを紹介したい場面は多くあります。しかし、事務所に戻らないとファイルサーバにアクセスできない環境では、タイムリーな紹介ができず、契約のチャンスを逃すことがあります。不動産業界も「働き方改革」の必要に迫られている今、従業員にとっても非効率的です。

世界で90,000社※が利用するクラウド・コンテンツ・マネジメント「Box」で課題を解消

それでは、データを安全に保管しつつ便利に共有するためには、どうすれば良いのでしょうか。注目されているのが、世界90,000社※の企業・組織に使われているクラウド・コンテンツ・マネジメントのプラットフォーム「Box」です。ファイルをクラウド上に安全に保管して、どこからでもセキュアにアクセスし、手軽に共有できる、企業向けのサービスです。従来のファイルサーバから切り替えることで、さまざまな業務の課題を解決できます。

「Box」に保管できる総データ容量は無制限で、情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格「ISO27001」を始めとする多数の国際セキュリティ認証を取得しており、1,400以上※の多様なビジネスアプリケーションと連携できます。

コンテンツをデジタル化することで、ビジネスも簡単にデジタル化でき、スピード化や効率化につなげられるのです。例えば、不動産業務を次のように改善できます。

<Boxを活用した不動産業務の一例>
  • 撮影した物件の画像や動画データを、ファイルサーバの容量を気にすることなく保存できます。
  • USBメモリやメールを使用することなく、セキュアに、大容量の画像データや、売買契約書のドラフトといったファイルをお客様に共有できます。
  • 専用アプリケーションを持たないお客様にも、360度画像を使用して、物件をビジュアル面からアピールできます。
  • 物件紹介や移動中など、必要なデータにどこからでもセキュアにアクセスでき、タイムリーに業務を進められます。
  • 物件オーナーとの共有フォルダを作成し、報告書や入居者情報を格納して、シンプルな手順で月次報告を行えます。

※2019年3月現在

上記課題に対する解決方法はこちらから!

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株式会社マクニカ Box 担当

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