[解決策]「Box」でセキュアなファイル共有。 世界90,000社※が利用し、不動産業にも最適な理由は?

「不動産テック」の盛り上がりや「IT重説(ITを活用した重要事項説明)」の解禁など、不動産業界ではITの活用が進んでいます。インターネットでの物件紹介も定着し、360度画像によるバーチャルな内覧サービスも登場しています。一方で、企業では急増するデジタルデータの保管や共有が課題となり、「場所を選ばずセキュアにアクセスできる」「自社での保守コストを抑制できる」といったメリットから、既存のファイルサーバをクラウドに置き換えるケースが増えています。

ここでは、世界で90,000社が利用するセキュアなクラウド・コンテンツ・マネジメントのプラットフォーム「Box」の特長と、不動産業にもマッチする理由をご紹介します。

NASAも利用する「Box」。日本でも導入4,500社※以上のコンテンツ管理プラットフォーム

企業向けクラウド・コンテンツ・マネジメントのプラットフォーム「Box」は、ビジネス誌「フォーチュン」が毎年発表する全米上位企業500社(Fortune 500)の69%以上に導入され、アメリカ航空宇宙局(NASA)や米国国務省など政府機関にも多く採用されています。日本国内でも製造業、メディア・エンターテイメントの大企業や金融機関、学校法人などを中心に4,500社以上※の導入実績があります。市場にこれほど評価されるのは、次のような特長があるからです。

Boxの特長(1) 国際規格準拠のセキュリティ。7段階のアクセス制御でセキュアに保管

「Box」は、「ISO27001(情報セキュリティとシステム制御に関する国際標準)」や「FedRAMP(米国政府のクラウドサービス調達基準となるセキュリティ標準化規格)」といったセキュリティに関するさまざまな国際規格に準拠しています。

IPアドレス制限や二要素認証、暗号化など多様なセキュリティ機能が実装されています。

ファイルの共有者(コラボレータ)の保管したファイルへのアクセス制御は7段階と、きめ細かい管理が可能で、誰がどのアクセス権を保持しているのかも一目で確認できます。ユーザの行動履歴はすべてログとして取得できます。

強固なセキュリティで、不動産契約や借入金といった機微情報も安全に保管できます。

Boxの特長(2) 360度画像も手軽にデータ共有。豊富な機能で生産性向上

アップロードされたコンテンツは、リンクや共有フォルダで、社内外と柔軟に共有できます。コメントを投稿できるメンション機能で、コミュニケーションもスムーズに行えます。メールやUSBメモリで共有するより利便性が高く、誤送信や情報漏えいの懸念をなくせます。

画像や動画、資料などをダウンロードせずに閲覧できるプレビュー機能は、130種類以上のファイル形式に対応しています。話題の360度画像にも対応しているため、相手が専用アプリケーションを持っているかを気にすることなく、手軽に物件をアピールできます。

1ファイルにつき5GB以内であれば、保管できる総データ容量は無制限です。ファイルの世代管理機能や高度な検索機能で、多数の画像や契約書も効率よく管理できます。

Boxの特長(3) 1,400以上※の多彩なアプリと連携。ビジネスのデジタル化を実現

1,400以上の多彩なアプリケーションと連携し、ビジネスのデジタル化を無理なく実現できます。単なるファイルサーバの置き換えにとどまらず、効率化やワークスタイル変革など、さまざまな取り組みの基盤にできるのです。

電子署名ソリューションと連携した賃貸契約のスピード化や、複合機やスキャナと連携したペーパーレス化など、不動産業においても幅広い活用が考えられます。

不動産業での「Box」の活用例。スピード化やコスト削減に効果的

不動産業における「Box」活用の一例をご紹介しましょう。

<シーン1 売却に欠かせない物件調査をスピードアップ>

売却に欠かせない物件調査業務では、正確性とスピードの両方が求められます。物件や役所、法務局などで調査した情報を直接「Box」に格納し、正確でスピーディな報告を実現できます。動画や周辺情報など売却に有用なデータも併せて保管できるので、分譲業者や施工業者など関係する取引先とのスピーディかつセキュアな情報共有を実現します。

<シーン2 現地の案内中にカタログや新着物件情報にアクセス>

リフォームなどのカタログを電子化して「Box」にアップロードしておけば、モバイル端末でどこからでもアクセス可能です。お客様を物件に案内しながら最新のカタログを提示することや、期間限定のリンクでそのまま共有することもでき、お客様のユーザ体験の向上に貢献します。

また、複合機との連携機能で、スキャンしたデータを自動的にフォルダにアップロードすることも可能で、事務所に届いた新着物件情報をスキャンするだけで、外出先からもいち早くスマートデバイス・PCなどでアクセスできます。

<シーン3 管理物件オーナーへの報告業務を効率化>

マンションやアパートの管理では、オーナーへの毎月の報告業務が煩雑です。「Box」に各オーナーとの共有フォルダを作成して収支報告書や管理報告書などをアップロードすれば、月次報告を効率化できます。修繕や清掃などの状況も、「Box」のカメラアプリを用いれば、画像で手軽に報告可能です。印刷や郵送、メールの送受信などで毎月かかっていた作業コストや通信コストも削減できます。

※2019年3月現在

マクニカは、日本国内における「Box」のプレミアパートナーです。
豊富な実績で培った知見で、スムーズな導入や、他アプリケーションとの効果的な連携をご提案します。
「Box」の導入にご興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。

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