[課題]製造業のデジタル変革を妨げる データ管理の課題を「Box」で解決 ~クラウドで実現するシンプルなコンテンツ管理~

ICTを活用してビジネスを変革する「デジタルトランスフォーメーション(DX)」に多くの企業が取り組む一方で、データの管理には新たな課題が発生しています。製造業各社でも、働き方改革に対応するシームレスなコミュニケーションツールや、製造現場で活用されるプロジェクト管理ツールなど、多様なソリューションが利用されるようになったことで、管理するべきデータが圧倒的に増え、保管や共有が煩雑化しているのです。

ここでは、デジタルデータの管理や共有について、今、企業が直面している課題を整理し、解決のヒントをご紹介します。

企業のデータ管理の課題。「分散」と「重複」がデジタル変革にブレーキ

企業には、すでに多くのICTソリューションが導入されており、ビジネスの各局面で業務に特化したツールが利用されるため、効率化が妨げられています。以下の課題に心当たりを持つ企業は多いのではないでしょうか。

課題(1)メールやチャットなど複数の共有ツールが煩雑

「電子カタログを販売店に提供」「設計図面を社外の業者と共有」など、社内外とファイルを共有する手段として、メールは今でも一般的に利用されていますが、誤送信による情報漏えいのリスクが高く、送信できるデータ容量にも限界があります。

最近では「チャットアプリケーション」「タスク管理ツール」「営業支援ツール」などの導入企業も増えていますが、複数のツールが利用されることで情報が分散し、一元管理が困難になっています。「後でファイルが必要になったときに、いつごろ、どのツールで送られてきたかを思い出すのが面倒」「成果物が作成されるまでの経緯を追跡するのが大変」といった煩雑さが生じています。

課題(2)バージョン違いのドキュメントが散在

「作成中の仕様書をメールで共有しているうちに、どれが最新版かわからなくなった」「似たようなファイル名がたくさんあって、いちいち開いて見ないと違いがわからない」「間違えて違うファイルを上書き保存してしまった」など、バージョン違いのドキュメントが散在し、トラブルが起きています。メールでデータを共有したり、ツールを使ってダウンロードしたりすることで、ファイルのコピーがさまざまな端末に作られてしまうことが原因の一つです。バージョン管理を試みても、手動ではネーミングルールの徹底が難しく、定着しないことも多いようです。

課題(3) 監査対応とセキュリティ対策が複雑化

多様なツールの利用によって、監査対応やセキュリティ対策も複雑になっています。

アクセスログや操作ログは、ツールによって取得できるレベルが異なるため、監査に備えてそれぞれに個別の対応が必要となります。また、データへのアクセス権限の設定と運用がIT管理者の負担となっています。

データの保管先が複数あることで、セキュリティ対策コストも重複して発生しています。

2018年5月に施行されたGDPR(EU一般データ保護規則)のように、新しい規制や基準ができれば、ツールごとに対応が求められます。

「Box」で実現!課題解決のカギは「データプラットフォームの一元化」

こうした課題を解決するカギとなるのが、データを保管するプラットフォームの一元化です。コンテンツ・マネジメント・プラットフォームの「Box」は企業向けに開発されたセキュアなクラウドサービスで、世界で92,000社以上に利用されています。国内140以上のアプリケーションと連携しており、代表的な業務アプリケーションのデータ保管場所を、簡単に一元化できます。保管できる総データ容量は無制限で、データが増えてもサーバの増設は不要です。

「Box」の活用によって、理想的な業務環境を以下のように実現できます。

(1)共有ツールの一元化で効率アップ

  • 「保管場所の集約」や「高度な検索機能」で、ファイルを探す手間が省力化されます。
  • 共有リンクやフォルダ共有機能を使用し、メールの誤送信を心配することなく、社内外とセキュアにファイルを共有できます。
  • カタログや設計図面、動画などの大容量データも手軽に共有できます。
  • データ保管場所の一元化により、セキュリティ対策の重複がなくなります。

(2)正確なバージョン管理を自動実行

  • 同じ名前でファイルをアップロードすると自動的にバージョン管理されます。
  • 履歴をさかのぼって確認でき、誤って更新した場合もすぐに戻すことができます。

(3)監査対応を大幅に省力化

  • 7段階のきめ細かいアクセスコントロールが可能で、必要なデータを必要な人だけに適切に公開できます。
  • 「Box」上での操作はログとして記録され、監査証跡として利用できます。

(4)保管地域の限定、GDPRにも適合

  • データの保管地域を選択できるオプション機能「Box Zones」を利用して該当地域固有の懸念事項への対応、また、GDPRにも対応しており、グローバルで適したデータ保管を一元的に実現できます。

大手企業や政府機関にも利用される高機能なソリューションを、少ないユーザ数でも利用できることも、クラウドサービスならではのメリットです。

※2019年3月現在

上記課題に対する解決方法はこちらから!

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