[課題] 「Box」で解決!人材関連サービス業の3つの課題~世界90,000社が利用し、個人情報も安心なクラウドファイル共有とは?~

人手不足が慢性化し、有効求人倍率が約45年ぶりの高水準を維持する中、人材派遣や人材紹介といった人材関連サービス業界の活況が続いています。一方で、社会の変化や法改正により、個人情報の保護に一層の厳格さが求められるようになっています。

こうした背景から、人材関連サービスの企業では「履歴書などのデータをセキュアに管理する重要性は理解しているが、そのために日常業務が煩雑になっている」「競合他社より効率的に応募者と出会って、ビジネスチャンスを広げたい」「マッチングにAI(人工知能)を活用できたら良いのに」といったお悩みを抱えていることが多いようです。

ここでは、今、人材関連サービスの企業が抱えている課題と、その解決のヒントをご紹介します。

人材関連サービス業界が好調な中、企業が直面する3つの課題とは?

人材関連サービスでは、多くの企業が次のような課題に直面しています。自社でも同じ状況だと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

課題(1) 履歴書など個人情報データのセキュリティ対策。委託先での管理も心配

人材関連サービスの企業に共通する課題として「履歴書や職務経歴書などの個人情報データの管理」が挙げられます。個人情報を保管するサーバのセキュリティ対策や、アクセス権限の管理、監査対応を負担に感じているIT管理者も多いでしょう。

面接業務などを外部の代行業者に委託している場合には、委託先に提供した個人情報が適切に管理されているかも心配です。万が一にも流出があれば、影響は甚大で、委託元の管理責任も問われます。

一方で、現代では誰もがスマートフォンを持ち歩き、個人情報データを流出させようとすれば、簡単に実行できてしまいます。内部不正にも対抗できる、セキュアなデータ管理の重要性が増しています。

課題(2) 人材関連企業も悩む「人手不足」。求職者に選ばれる工夫が急務

長期化する人手不足や、働き方改革の推進、外国人材の受け入れ拡大などで、人材関連サービス業は業績拡大のチャンスを迎えています。一方で、求職者にとっては売り手市場となり、人が集まりにくいと感じている企業も多いようです。できるだけ多くの人材と出会うために、利用しやすい環境の整備や、サービスの改善、利用満足度の向上が各社の課題となっています。

課題(3) 企業と人材のマッチングをスピーディかつ的確に。AI活用にも興味

人材関連サービスは、企業と応募者のマッチングがなければ成立しません。スピーディで的確なマッチングを実現できれば、たくさんの出会いをサポートでき、業績にもつながります。

そのためには、応募者の経験や資格はもちろんのこと、性格やキャリアプラン、社風との相性など、さまざまな要素を考慮に入れることが必要となります。

最近では、AIによるマッチングを取り入れる企業も増えています。手軽に導入できるなら、自社でも活用してみたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。

「Box」のクラウド型コンテンツ管理で実現。個人情報のセキュアな保管・共有・活用

こうした課題を感じている人材関連サービスの企業には、クラウド・コンテンツ・マネジメントのプラットフォーム「Box」がおすすめです。履歴書などの個人情報データを、クラウド上に安全に保管できます。

「Box」は法人向けに開発され、世界で約90,000社、日本国内でも、大手企業や学校法人を中心に、4,500社以上に利用されています。情報セキュリティマネジメントシステムの国際認証「ISO27001」をはじめとして、多数の国際的なセキュリティ規格に準拠しています。米国政府がクラウドサービスを調達する際のセキュリティ基準「FedRAMP」にも適合し、司法省や国務省などの米国政府機関にも多く導入されています。

「Box」に保管したデータは、ファイルやフォルダごとに、社内外とセキュアに共有できます。ダウンロード権限を与えずに共有することも可能です。「メールの誤送信」や「物理媒体の紛失・盗難」といったセキュリティ事故の心配がなく、個人情報流出のリスクを大幅に低減できます。ほぼすべての操作をログとして記録するため、共有した相手がファイルをいつ閲覧し、ダウンロードしたかを追跡できます。

「Box」のパートナー企業が提供する多彩なアプリケーションと連携して、機能を拡張できます。例えば、電子印・電子署名ソリューションとの連携で、契約のスピード化や効率化を実現し、紹介案件数の増加につなげることができます。暗号化ソリューションと連携して、委託先に提供した個人情報データを保護することも可能です。連携可能なアプリケーションは、国内140以上※と数多く提供されています。自社独自のアプリケーションともAPI連携できるため、自社のマッチングシステムなどと連携して活用することも可能です。

個人情報を確実に保護しながら、業務の効率化やサービス向上を図りたい、人材関連サービスの企業に最適なサービスです。

※2019年3月現在

上記課題に対する解決方法はこちらから!

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株式会社マクニカ Box 担当

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