[解決策]人材関連サービスに最適!クラウドコンテンツ管理「Box」 ~個人情報をセキュアに活用できる豊富な機能とは?~

人手不足や働き方改革を背景に、好調が続く人材関連サービス業界。過去最高益を記録する企業も増えている中で、「履歴書などの個人情報のセキュアな管理」「応募者が利用しやすい環境の整備」「企業と応募者のマッチング」が各社の課題となっています。

ここでは、企業向けに開発されたクラウド型コンテンツ・マネジメントのプラットフォーム「Box」を活用して、人材関連サービスの企業が抱える課題を解決する方法をご紹介します。

「Box」は世界90,000社※で利用。人材関連サービスの得意先にも普及

「Box」は、さまざまなデータを容量無制限でクラウド上にセキュアに保管し、安全に共有できるサービスです。世界で約90,000社、国内では4,500社以上に利用されています。人材派遣や人材紹介がよく利用される、大手企業や学校法人でも、導入が進んでいます。

アクセス制御は7段階。多彩なセキュリティ機能で個人情報を保護

「Box」の魅力の1つが、強固なセキュリティです。情報セキュリティマネジメントシステムの国際標準「ISO27001」や、米国政府機関がクラウドサービスを調達する際のセキュリティ標準「FedRAMP」など、セキュリティに関する国際的な第三者認証に数多く準拠しています。IPアドレス制限や二要素認証、暗号化といった多様なセキュリティ機能が実装されており、データを安全に保管できます。

自社のセキュリティポリシーに応じて、さまざまなレベルで個人情報を保護できます。

以下は、その一例です。

(1) プレビュー機能で「閲覧できるがダウンロード不可」。130以上の拡張子に対応

「Box」に保管したデータは、シンプルな操作でセキュアに共有できます。ファイルをダウンロードさせずに共有できる「プレビュー機能」は、130種類以上の代表的なファイル形式に対応しています。7段階のきめ細かいアクセス制御で、編集権限や印刷権限も簡単にコントロールでき、メールや物理媒体より、はるかに安全です。社外のユーザには無料の「Box」アカウントを作成してもらうことで、社内ユーザと同様にアクセスを制御できます。ほぼすべての操作をログとして保存するため、共有相手(コラボレータ)のアクセス状況も、つぶさに確認できます。

(2) 「電子透かし」で不正を抑止。アクセス日時とユーザを強制表示

オプションの「電子透かし機能」で、セキュリティを強化できます。これは、ファイルにアクセスした「ユーザ」と「アクセス日時」を、強制的にファイル上に表示する機能です。個人情報を不正に持ち出そうとしても、「誰が」「いつ」アクセスしたかが一目瞭然となるため、通常では対策が難しい、カメラなどを利用した不正行為も抑止する効果が期待できます。

(3) 暗号化ソリューション「Final-Code」と連携。ダウンロード後もファイル保護

暗号化ソリューション「Final-Code」と連携して、ファイルが「Box」からダウンロードされた後にも、継続して保護できます。

例えば、面接などを外部に委託する場合、委託先のパソコンやサーバにダウンロードされたファイルに対しても「Box」上のアクセス権限が適用されます。権限を持たない人は、ダウンロードされたファイルを入手しても閲覧や編集ができません。

ダウンロード後でも、「Box」でアクセス権限を変更すると、リアルタイムで反映されます。業務完了後にアクセス権限を削除すれば、委託先に残っている履歴書データも、その瞬間から閲覧できなくなります。

「Box」のアクセス権限を操作するだけの手軽さで、格段にレベルアップした個人情報保護を実現できます。

140以上※のアプリと連携。電子署名で契約スピード化、マッチングへのAI活用も

ほかにも、「Box」のパートナー企業が提供する140以上の多彩なアプリケーションと連携できます。例えば、電子印・電子署名ソリューションとの連携で、契約のスピードアップやペーパーレス化を推進できます。

自社開発のアプリケーションとのAPI連携もできるため、AI(人工知能)を搭載したマッチングアプリケーションとの連携なども考えられます。「Box」を中心に、多様なアプリケーションを活用することで、利便性や安全性をますます高めることができるのです。

2019年4月スタートの新サービス「Box Platform」。応募者向けアプリを手軽に開発

業務の効率化や、応募者向けサービスの拡充に、2019年4月に日本で展開されたばかりの「Box Platform」も利用できます。「Box Platform」は、カスタムアプリケーションを通じて「Box」にアクセスする、従量課金の利用形態です。米国では「ローン申請」、「保険の見積」といったBtoCのサービスに活用され、多数の成功事例があります。

開発キットが提供されており、部品やロジックを組み合わせて、セキュアで高機能な「Box」の基本機能を利用したアプリケーションを、スピーディに開発できます。

例えば、スマートフォンからの簡単な入力で、履歴書が自動的に作成されるアプリケーションを開発。利用のきっかけを増やして、応募者を集める効果が期待できます。「Box」上のファイルをコンビニ印刷できるアプリケーション「CanDay Print」と連携すれば、自宅にプリンタを持たない人も、全国のコンビニで履歴書を印刷できます。

「Box Platform」を使って、アイデアをすぐに具現化できます。「Box」のコアサービスと使い分けて、多彩な活用でビジネスをグレードアップできます。

※2019年3月現在

マクニカは、日本国内における「Box」のプレミアパートナーです。
豊富な実績で培った知見で、スムーズな導入や、他アプリケーションとの効果的な連携をご提案します。
「Box」の導入にご興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。

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