[解決策] クラウドストレージ「Box」が自治体にマッチする理由とは? ~3つの特長、デジタルファーストへの活用、災害対策事例を紹介~

政府が2019年度国会での成立を目指す「デジタルファースト法案」は、行政手続きを原則としてオンライン化し、効率化やサービス充実を図るものです。地方自治体でも電子化の推進が求められますが、どこから導入すれば良いのかお困りではないでしょうか。

行政システムを調達する際の基本方針として、クラウドサービスを第一候補とする「クラウド・バイ・デフォルト原則」があるように、現在お使いのファイルサーバをクラウド・コンテンツ・マネジメントのプラットフォーム「Box」に移行することで、デジタルファーストの基盤を構築できます。

ここでは、自治体の災害対策での採用事例も含めて、「Box」の特長をご紹介します。

世界で約90,000社※が導入。マイナンバーにも適したクラウド型コンテンツ管理

「Box」は容量無制限のセキュアなクラウド型コンテンツ・マネジメントのプラットフォームです。従来のファイルサーバに代わり、マイナンバーなどの個人情報を含む機密データをセキュアに保管するクラウドストレージとしても利用できます。

世界で約90,000社、国内では大手企業や学校法人を中心に4,500社以上に利用されています。

自治体業務にもマッチする特長を3点ご紹介します。

Boxの特長(1) アメリカ政府機関での事績多数。司法省も利用する強固なセキュリティ

「暗号化」「二要素認証」「IPアドレス制限」など、多様なセキュリティ機能を備えており、「ISO27001(情報セキュリティとシステム制御に関する国際標準)」など多数のセキュリティ基準に準拠しています。米国政府がクラウドサービスを調達する際に基準となるセキュリティ標準化規格「FedRAMP」にも適合しており、米国の司法省、国務省、国防情報システム局など、政府機関に数多く採用されています。

Boxの特長(2) データ容量無制限。7段階のアクセス制御でセキュアに共有

容量無制限でさまざまなデータを一元的に「Box」に保管し、直感的な操作性で、手軽かつセキュアに共有できます。また、「メール」「USBメモリ」「CD-R」でのファイル共有に比べて、情報漏えいのリスクを低減可能です。動画やCADファイルなど大容量のファイルもすぐに共有でき、7段階のアクセス制御機能で、ファイルごとにきめ細かいアクセス権限を付与することができます。

Boxの特長(3) データセンターを国内に限定。東西2カ所で災害対策も万全

オプション機能「Box Zones」でデータセンターを日本国内に限定できます。「Box」にアップロードしたデータは、東日本と西日本の2カ所のデータセンターに同時に保管され、別途バックアップも自動でおこなわれます。被災時にもデータアクセスを確保できるため、災害対策としても有効です。

自治体での「Box」活用例。140以上※のアプリと連携してデジタルファーストを実現

「Box」は多彩な機能を備えているため、最初はクラウドストレージの代替として導入した企業でも、徐々に適用範囲を拡大して、効率化を実現するケースが多数あります。自治体業務においても次のように活用できます。

<働き方改革の基盤として>

道路や森林などの土木現場や、地域の公共施設など、外出先から必要なデータにセキュアにアクセスできます。スマートフォンで撮影した現場の写真や、出張先での作業記録もその場で保管できます。場所に縛られず効率的なワークスタイルを実現できます。

<ペーパーレス化の基盤として>

庁内外でセキュアにファイルを共有できるため、印刷物を削減し、ペーパーレス化を推進できます。印刷コストを削減した行政手続き、「デジタルファースト」実現に向けて、紙文化からの脱却を図れます。

<住民サービス向上の基盤として>

国内140以上の多様なアプリケーションと連携して、住民サービス向上に活用できます。例えば、「医療系アプリケーションと連携して電子カルテを地域の包括ケアに利用」「監視カメラ映像の分析アプリケーションと連携して安全な地域づくりを強化」など、多彩な活用が考えられます。

単なるクラウドストレージにとどまらず、行政手続きのデジタル化で求められる「デジタルファースト」、「ワンスオンリー」、「ワンストップ」を実現する基盤として利用できるのです。

自治体での「Box」採用事例。熊本地震、西日本豪雨の初動対応に効果

2016年4月の熊本地震でも、「Box」が活用されています。震度7を観測した熊本県阿蘇郡西原村では、災害発生から約2週間後に複数のクラウドソリューションを組み合わせた「罹災(りさい)申請受付システム」を構築。「Box」は、世帯情報と紐づけ、現地調査写真や申請書データを一元管理する保管先として利用されました。「Box」のカメラアプリで調査員が建物の被害状況を撮影し、タブレット端末からその場で世帯別のフォルダに画像を保存。復旧初期における混乱の中で、効率的なデータ管理や、リアルタイムでの共有、複数グループ間での判断基準の共有に有効性を発揮しました。

2018年7月の西日本豪雨でも、大きな被害があった広島県に、Box Japanが無償でライセンスを貸与し、「被災地現場の現況写真の共有・保存等の災害対応における非常に重要なツールとして、初動対応の一翼を担った」として、知事から感謝状が贈られています。

※2019年3月現在

マクニカは、日本国内における「Box」のプレミアパートナーです。
豊富な実績で培った知見で、スムーズな導入や、他アプリケーションとの効果的な連携をご提案します。
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