学生、職員、教員のファイル管理がバラバラ 利便性が悪く、ガバナンスが効かなくなるおそれも

福岡市の南西部に広大なキャンパスと大学病院を含めた多くの建物施設群を擁する福岡大学。現在は大学9学部31学科、大学院10研究科34専攻のもと、約2万人の学生・大学院生が学んでいる。

同大学はこれまで、学生、職員、教員が利用するファイル管理環境はオンプレミスで提供しており、PC教室を利用する学生には全学生共通のストレージ領域を用意し、個々の学生が使用するファイル容量に上限を設けていた。一方、職員のファイル管理は、全部署共通のファイルサーバーもしくは部署単位で個別にファイルサーバーを提供。教員のファイル管理は、個人に任せていた。

しかし、オンプレミスによるファイル管理は利便性が悪く、時代にもそぐわなくなっていた。この点について学内システムの支援を担当する情報基盤センター 研究開発室の奥村勝教授は「近年は画像や動画など大きなサイズのファイルを取り扱うことが増えているので、学生に割り当てるファイル容量も増やしたいのですが、それが2万人分となると膨大なコストがかかります。また、学生がファイルを自宅へ持ち帰る場合には、USBメモリなどに保存して持ち出す必要がありますが、紛失や盗難のおそれがあります」と当時の課題を指摘する。

加えて、ファイルの管理方法が学生、職員、教員で異なり、縦割りで運用されているというのも問題だった。例えば、教員と職員がファイルをやり取りする場合、メールに添付して送るのが基本だったが、

その一方で、学生と教員がファイルをやり取りする場合はUSBメモリなど別の手段を使うことも多かったという。このような状態を 放置しておくと、各自が勝手にストレージサービスなどを利用し始めシャドーIT化が進み、ガバナンスが効かなくなるおそれもあった。 そこで情報基盤センターは、クラウド時代に対応した、学生・職員・教員が共通で利用できるファイル管理環境を導入することにしたのである。

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