導入前は、展示会後のリード対応でどんな課題がありましたか？

一番の課題感は「スピード」でした。展示会で受け取った名刺を営業担当がバックオフィスの担当者へ画像で送付し、手作業でCRMに入力していたので、データ化が完了するまでに数日から長いときは1週間かかっていました。

「あの展示会でお話しした○○社の方、覚えていらっしゃいますか？」という連絡が1週間後に来ても、先方もブースで何十社と話をしているので、印象が薄れていることも多くありました。ある時、展示会の翌週にインサイドセールスから『競合がもう入ってました』という連絡が来たことがあって。そのとき、現場で精一杯頑張った獲得活動が無駄になってしまうのではないか、という危機感を強く感じました。

ヒアリングの品質や情報共有についてはいかがでしたか？

ブースに立つスタッフによってヒアリングの深さにバラつきがありました。経験のあるメンバーは課題感や予算感、導入検討時期まで探れるのですが、そうでないメンバーは名刺交換だけで終わってしまうこともありました。

「あの方、かなり温度高かったんだけど、何を話したか詳細が残っていない」という状況が何度もありました。ヒアリング内容が個人のメモや記憶に依存していたので、営業チームへの引き継ぎで情報が落ちてしまうことが、本当にもったいないと感じていました。

展示会のROIの評価についてはいかがでしたか？

正直に言うと、どの展示会のどのリードが商談につながったかは把握できていました。ただ、展示会当日中の時間帯別の名刺獲得件数や、獲得したリードのランク付けまではできていない状況でした。名刺獲得数やアポイント件数だけでは、「この展示会は来年も出るべきか」という判断材料として十分ではなく、もどかしさを感じていましたね。

名刺読み取り製品を探し始めたきっかけは何でしたか？

展示会からの商談化率を何とか改善したいという議論が社内であり、まずボトルネックを洗い出しました。すると「データ化のリードタイム」が最大の課題だとわかってきました。名刺を受け取ってから最初のアクションが起きるまでの時間を短縮することが、最も即効性のある打ち手だと判断し、名刺読み取り製品を複数比較検討しました。

また、弊社がマクニカ様の別プロダクトの展示会コンサルティング〜実行支援に携わっている際に、おまとめ忍者フォロー版を高度に使いこなされている姿を間近に拝見していました。そのため、その利便性を肌で感じている立場として、ぜひ導入したいという感情になりました。

おまとめ忍者を選んだ決め手は何でしたか？

大きく4つあります。

① AI-OCRの読み取り精度：名刺をスキャンするだけで会社名・役職・連絡先が即時にデータ化されるため、現場の入力負荷を大きく下げると感じました。

② ヒアリング項目のカスタマイズ性：展示会のテーマに合わせて柔軟に変更できること。名刺情報とヒアリング内容を紐付けて一括登録できるのは魅力的でした。

③ データ反映のスピード：追加開発なしで展示会当日からフォローが始められる設計。導入の意思決定において決定的でした。

④ QRコード対応：展示会のQRコードの判別対応もしており、来場者受付と名刺読み取りを一体で運用できる点も評価しました。

展示会当日の運用フローを教えてください。

ブースで名刺を受け取ったら、その場でスマートフォンを使ってスキャンして、AI-OCRが基本情報を自動抽出します。

会話の温度感は音声メモで記録して、AIが要約してくれるので、細かいニュアンスも後から確認できます。データは即時反映されるので、展示会当日のうちにインサイドセールスがフォローを開始できる体制になりました。

スタッフの反応や定着のしやすさはいかがでしたか？

操作がシンプルなので、導入初日からほぼ迷わずに使えていました。以前は「あの人が聞いてくれたら詳しく情報が取れる」という属人化があったのですが、今は誰がブースに立っても一定品質のデータが取れます。チームとして大きな変化でしたね。

導入後、具体的にどのような変化がありましたか？

一番大きいのは、リードデータ化が展示会当日に完了するようになったことです。以前は数日かかっていたものがゼロ日になりました。

バックオフィスを含めて2〜3名が数日かけてやっていた入力作業がほぼゼロになって、その工数をナーチャリング設計に回せるようになった。目立ちにくいですが、現場インパクトとしては最大の変化でした。『ありがとうございました』というメールが当日に届く体制になったので、先方の記憶が鮮明なうちにアプローチできるのが何より大きいですね。リードの温度感が高いタイミングで動けるというのは、どの競合よりも早く接点を持てるということでもあります。展示会で同じ名刺を受け取った競合が翌週に連絡してきたとき、こちらはすでに2回目のフォローをしている——そのくらいのアドバンテージが生まれるんです

それ以外にも、変化を感じた点がいくつかあります。

ひとつは、データを取得してからアクションまでの流れがつながったこと。音声メモの文字起こし精度が想定以上に高く、名刺を読み取った流れでそのままフォローメールの文面まで用意できるので、「入力が終わったら次は何をするか」を考えなくてよくなりました。

もうひとつは、現場の判断がデータを見ながらできるようになったことです。ダッシュボードで時間帯ごとのリード取得数がリアルタイムに確認できるので、「このタイミングで休憩を入れよう」「もう一人ブースに呼ぼう」といった動きが、感覚ではなく数字を根拠にできるようになりました。ひとつひとつは小さな変化ですが、展示会全体の成果として積み重なってくると実感しています。

展示会のROI可視化についてはいかがですか？

リードの取得元が正確に紐付くようになったので、「この展示会経由のリードがいくらの商談につながったか」を追えるようになりました。

以前は『なんとなく続けていた展示会』も、数字で評価できるようになりました。出展判断や予算配分の精度が上がったのは、マーケターとして一番うれしい変化かもしれません。

今後「おまとめ忍者」と一緒に取り組みたいことはありますか？

まず、展示会以外への展開を考えています。自社のオフラインイベント後のフォローアップにも同じ仕組みを使えると思っていて、リード獲得チャネル全体でスピードと品質を底上げしたいです。

蓄積されたデータを活用して、どういう属性のリードが商談につながりやすいか、データで見えてくると、次の展示会の設計にも活かせます。『展示会で名刺を集める』から『展示会データで戦略を磨く』フェーズに進んでいきたいと思います。

同じような課題を持つ企業へメッセージをお願いします。

展示会は準備から当日の運営まで、投資も工数も大きいものです。だからこそ、そこで得たリードをいかに早く、確実に商談につなげるかが勝負だと思います。

『名刺を持ち帰ってから入力する』という従来のフローを見直すだけで、最初のアプローチのスピードが変わり、商談化率は変わります。導入後、初めての展示会の翌朝に、営業メンバーから『昨日の○○さん、もうアポ取れました！』という連絡が来たんです。それだけで、やって良かったと思いました。展示会に真剣に向き合っているなら、同じ経験ができるのではないかと思います。私自身、導入を通じて実感したのは、展示会は「人を集める場所」ではなく、「その日から商談を動かす起点」になれるということ。その意識が変わっただけで、展示会への向き合い方も、チームの動き方も変わりました。