①参加目的を明確にしておく

「競合の動向調査」「導入検討中の製品の比較」「業界トレンドの把握」など、目的を一言で言えるようにしておきましょう。目的が明確だと、会場で何を重点的に見ればよいかが絞られ、報告書に書くべき内容も自然と定まります。

②訪問するブースと順路を決めておく

展示会の公式サイトや出展社リストを事前に確認し、優先度の高いブースをリストアップしておきます。当日は混雑や時間不足が起こりやすいため、「必ず行く」「時間があれば行く」の2段階で整理しておくと効率的です。

③記録する項目をチェックリストにまとめておく

各ブースで確認したいことを項目化しておくと、現地での情報収集に漏れがなくなります。たとえば「製品の特徴」「価格帯」「競合との差別化点」「自社への活用可能性」といった観点を事前にリスト化しておけば、帰社後の報告書作成もスムーズになります。

①視察概要

展示会名、開催日時、会場、参加者名、視察の目的を冒頭にまとめます。「いつ・どこで・誰が・なぜ」を明記することで、報告書の前提が共有されます。

②注目した出展社・製品・サービス

訪問したブースのなかから、とくに自社にとって関連性が高いものを取り上げます。製品の特徴・価格帯・競合との差別化点など、事実ベースで記載します。写真があると説得力が増します。

③業界トレンド・競合動向

会場全体を俯瞰して見えてきた傾向をまとめます。「今年はAI活用をうたう製品が急増していた」「○○分野への参入企業が増えていた」といった定性的な観察は、Webでは得られない現場ならではの情報です。

④自社への示唆・活用できる知見

収集した情報が自社にとって何を意味するかを記します。「A社の製品は自社の課題Xに対応できる可能性がある」「B社のブース手法は次回自社出展時に参考にできる」など、所感と提案を加えることで報告書の価値が高まります。

⑤今後のアクション

「誰が・いつまでに・何をするか」を明記します。たとえば「A社に来週中に問い合わせ」「B社の製品を次回の導入検討リストに追加」など、次のアクションで締めることで報告書が意思決定につながります。

①事実と所感を分けて書く

「A社の製品は○○の機能を持つ（事実）」と「自社への導入を検討する価値がある（所感）」は明確に分けて書きましょう。事実と主観が混在すると、読み手が誤った判断をするリスクがあります。事実を積み上げてから、最後に担当者の考察・提案を加える構成が基本です。

②数字と固有名詞を入れる

「多くの企業がAIを活用していた」ではなく「訪問した15社中11社がAI関連の製品・サービスを展示していた」と書くと、報告書の説得力が格段に上がります。出展社名・製品名・価格・数値など、具体的な情報は積極的に記載しましょう。

③アクションで締める

報告書の最後は必ず「次のアクション」で締めましょう。情報共有だけで終わる報告書より、「この情報をもとに次に何をするか」が明示されている報告書のほうが、組織の動きにつながります。担当者・期限・アクション内容を一行でまとめるだけで十分です。

①帰社後に記憶が薄れ、情報を再現できない

1日に何十ものブースを回ると、帰社する頃には最初に聞いた話の細部はすでに曖昧になっています。走り書きのメモや断片的な記憶を手がかりに報告書を書こうとすると、時間がかかるうえに情報の正確性も落ちます。「あのブースで聞いた重要な話が思い出せない」という状況は、展示会担当者に非常によくある課題です。

②メモが断片的で、まとめるのに時間がかかる

ノートやスマートフォンに書き留めたメモは、後で見返すと文脈がわからなくなっていることがあります。現場での記録が断片的だと、帰社後の整理と清書に余計な時間がかかり、報告書の提出が翌日・翌々日にずれ込むこともあります。

③担当者によって報告の粒度・質がバラバラ

経験のある担当者は競合の価格帯や導入事例まで聞き出せても、慣れていない担当者はブースを眺めるだけで終わることがあります。報告書の質が担当者個人のスキルや経験に依存していると、組織としての情報収集力が安定しません。チェックリストや記録の仕組みを整えることが、この課題への根本的な対処になります。

展示会視察にも使えるAI報告書ツール「おまとめ忍者」

こうした用途に活用できるのが、データ非保存型のAI報告書ツール「おまとめ忍者」です。ブラウザを開いて開始ボタンを押すだけで録音・文字起こしが始まり、終了後にはAIが自動で報告書を生成します。Web会議ツールは不要で、展示会会場のような対面環境でも使えます。

展示会視察での活用イメージは以下の通りです。

10分間のブース説明を聞いた後、わずか1分で情報がまとまります。しかも、担当者がしたのはスマートフォンに向かって話す（もしくは録音ボタンを押すだけ）だけ。1日に何十ものブースを回っても、それぞれの記録が当日中に揃う状態になります。

また「データ非保存型」という設計のため、競合情報や機密情報を扱う技術商談でも安心して使えます。製品名・専門用語の認識精度も高く、業界特有の表現もほぼそのままテキスト化されます。

【ポイント】

• VOC分析ツールを確認し、プロジェクトの理解を深めた。
• AIで数万件の顧客声を分析し、逆ニーズを把握。
• 競合のキャッチコピーが自社プロジェクトに類似。
• データ量に応じた料金設定がされている。
• インプットデータのフォーマット確認が必要。
• UIの確認ができ、訪問の価値を感じた。
• 社内でのデータ利用方法についての考察。

【校正文】

スマートフォンに向かって話すだけで、わずか1分でこのレベルの記録が完成します。文字の打ち込みは一切不要で、チームへの共有はテキストをそのままコピーするだけです。

ブースの担当者との会話をそのまま録音して要約させることも可能です（話者の自動識別にも対応）。自分で振り返りながら話す必要がないため、ブースを離れた直後に次のブースへ向かいながら記録を完成させることができます。

14日間の無料トライアルがあるため、次回の展示会視察前に試してみることができます。